Automatizarea poate suna ca ceva destinat companiilor mari, cu echipe tehnice și bugete importante. În realitate, și o afacere mică poate automatiza o parte din activitățile zilnice fără să construiască un sistem complicat.

Scopul nu este să automatizezi totul. Este să identifici activitățile repetitive care consumă timp și să lași tehnologia să se ocupe de ele.

Ce merită automatizat?

Începe cu activitățile care se repetă frecvent și urmează aproape întotdeauna aceiași pași. De exemplu, trimiterea unui e-mail după completarea unui formular, mutarea unui contact într-un tabel sau trimiterea unei notificări către echipă.

Dacă o sarcină este repetitivă, predictibilă și nu necesită o decizie umană complexă, este un candidat bun pentru automatizare.

1. Cererile primite de pe website

Atunci când un potențial client completează un formular, poți automatiza mai multe acțiuni. Datele pot fi salvate într-un sistem de evidență, clientul poate primi un mesaj de confirmare, iar echipa poate fi notificată imediat.

Astfel, nu mai trebuie să verifici manual formularul și să transmiți informația mai departe.

2. Programările

Dacă primești frecvent solicitări pentru programări, un sistem online poate elimina multe schimburi de mesaje. Clientul își alege intervalul disponibil, iar programarea este înregistrată automat.

Poți adăuga și notificări sau remindere pentru a reduce numărul de programări uitate.

3. Facturile și documentele

Documentele repetitive pot fi generate și organizate automat. De exemplu, o comandă sau o confirmare de plată poate declanșa generarea unui document și trimiterea acestuia către client.

Automatizarea nu înlocuiește verificarea umană acolo unde este necesară, dar poate elimina o mare parte din munca administrativă.

4. Follow-up-ul cu potențialii clienți

Un client care cere o ofertă poate avea nevoie de timp pentru a lua o decizie. În loc să depinzi de faptul că cineva își amintește să revină manual, poți crea un sistem care trimite automat un mesaj după o anumită perioadă.

Echipa poate interveni apoi atunci când există un răspuns sau un semnal clar de interes.

5. Rapoartele interne

Dacă cineva petrece în fiecare săptămână timp adunând date din mai multe surse pentru a crea același raport, procesul poate fi un candidat foarte bun pentru automatizare.

Datele pot fi colectate și centralizate automat, astfel încât echipa să se concentreze pe interpretarea rezultatelor, nu pe copierea informațiilor.

Automatizarea nu înseamnă lipsă de control

O automatizare bună nu trebuie să funcționeze ca o cutie neagră. Ar trebui să fie ușor de urmărit, testat și modificat atunci când procesul afacerii se schimbă.

Începe cu un singur proces, măsoară timpul economisit și verifică rezultatul. Dacă funcționează bine, poți automatiza treptat și alte activități.

Concluzie

Nu trebuie să construiești un sistem complex pentru a beneficia de automatizare. Uneori, o singură conexiune între două instrumente poate elimina zeci de pași manuali în fiecare săptămână.

La Bee Viral Media, ajutăm afacerile mici și mijlocii să identifice procesele repetitive care pot fi automatizate și să construiască soluții potrivite pentru modul lor de lucru. Dacă echipa ta pierde timp cu sarcini repetitive, contactează-ne și putem identifica împreună ce poate fi automatizat.